數字化管理讓2019世界青年科學家峰會更吸睛!

看點 作者:31會議 2019-11-08 10:06 閱讀:14110 評論:0

數字化管理讓2019世界青年科學家峰會更吸睛!-愛尖刀

10月26日,2019世界青年科學家峰會在浙江溫州隆重召開。全國政協副主席、中國科協主席萬鋼宣讀習近平主席賀信并致辭。

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本次峰會以“匯聚天下英才、共創美好未來”為主題,由中國科學技術協會與浙江省人民政府共同舉辦。中央和國家有關部委負責人,省領導黃建發、陳偉俊、高興夫、周國輝,2006 年度諾貝爾物理學獎得主喬治·斯穆特、2016 年度諾貝爾物理學獎得主鄧肯·霍爾丹、1979 年度諾貝爾化學獎得主謝爾登·格拉肖、2010 年度諾貝爾化學獎得主鈴木章、西湖大學校長施一公以及海外院士專家、著名青年科學家代表、國際科技組織負責人等約800人出席。

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本次峰會中,31會議作為其獨家數字會務支持單位,為大會提供了包含多通道注冊報名、智慧通知、簽到管理、接待管理等在內的全流程數字化解決方案,助力大會圓滿舉辦!

No.1 雙語注冊系統,多通道注冊報名

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中文報名系統

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英文報名系統

本次峰會針對國內外參會嘉賓定制了雙語多通道注冊系統。參會人可以根據參會類別不同通過科協人員、參會嘉賓、媒體、公眾這四個通道進行注冊報名,并等待主辦方審核。其中科研人員、參會嘉賓和媒體為邀請制,需要先填寫收到的邀請碼方可進入報名。

No.2 智慧通知,推送參會確認函

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參會人報名通過審核后,系統會自動發送審核通過的短信提醒。同時本次峰會接待嘉賓規格較高,為了能為嘉賓提供更好的參會體驗,主辦方在會前幾天通過系統統一向參會嘉賓推送了包含峰會時間、地點、所在地天氣等在內的參會確認函。本次峰會期間,所有環節的提示信息都通過系統提前編輯后統一推送,很大程度上降低了主辦方的工作難度。

No.3 數字化接待管理,參會狀態可查詢

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為了給參會嘉賓提供更細致的接待服務,31為主辦方定制了接待查詢系統。管理人員及接待人員可以直接通過搜索參會嘉賓姓名,了解其報名狀態、接送站詳情、住宿安排等信息,以便及時安排接待。

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同時,整個峰會的接待流程中,嘉賓在各個簽到點完成簽到后,接待負責人即會收到接待狀態提醒。方便接待人員實時跟進嘉賓接待狀態,并提前準備下一步的接待安排。

No.4 多種簽到方式,服務不同場景

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接待處人臉識別簽到+現場打印制證

參會嘉賓在報名階段提交正面清晰頭像,在峰會現場接待處通過人臉識別的方式核驗參會權限,并現場打印包含個人信息的熱敏貼紙張貼在RFID胸卡上完成匹配。人臉識別的簽到方式不僅在科技感和識別效率上表現出色,最關鍵的是其精準的識別能力,能更好的服務這樣高規格高權限的國際大會。

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有障礙閘機簽到入場

主辦方在開幕式嘉賓通道以及各個分會場入場通道都設置了人臉識別+RFID雙重識別的有障礙閘機,佩戴了胸卡的嘉賓只需靠近閘機稍作停留,即可快速完成身份識別,高效入場。在開幕式的貴賓入場通道,則是使用了無障礙閘機作為身份識別的方式,嘉賓可直接快速通過,閘機自動感應RFID芯片完成識別。這樣兩種不同的閘機簽到方式相結合,在精準完成入場權限控制的同時,極大程度提高了入場的效率,保障了嘉賓的參會體驗。

除此之外,嘉賓的用餐和酒店接送大巴也都采用簽到的方式。主辦方在確定參會名單后,即根據入住酒店和日程安排的不同,為參會嘉賓分配的對應的餐廳和接送大巴。嘉賓在入場用餐和上車前出示胸卡,工作人員通過手持機掃碼完成核驗,并可實時為走錯的嘉賓做出指引。除了能實時核對用餐和已上車的嘉賓情況之外,主辦方還可通過系統查看尚未上車的嘉賓名單,以便及時安排工作人員提醒,防止錯過日程。


31會議
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